Das sagen unsere Kunden über uns...:
Marion K. : Buchhalterin mittelständisches Vertriebsunternehmen, Ahrensburg
Gott sei Dank konnte ich meinen Chef vor über 10 Jahren davon überzeugen, dass unsere Unmengen von Akten durch den "file-scan-service" archiviert werden sollten.
Daraufhin wurde auch der gesamte Altbestand digitalisiert.
Kaum vorstellbar wie viel Mühe wir sonst heute noch mit den ganzen Ordnern hätten.
Geschweige denn die Möglichkeiten, die wir durch die enorme Platzeinsparung haben.
Gerade bei unserem Umzug vor fünf Jahren, bei dem wir uns bewusst entschieden haben, auf die Anmietung von Lagerräumen zu verzichten. Wir nutzen bis heute nur noch die üblichen Büroregale,
in denen wenige Ordner zur momentanen Aufbewahrung stehen. Die Firma file-scan-service holt diese Ordner ab und bringt sie mit den Datenträgern wieder.
Das Beste daran ist, dass ich seither die Betriebsprüfung auf ein Minimum an Aufwand reduzieren konnte.
Da der Gebrauch der Datenträger so einfach ist, muss ich den Betriebsprüfern einfach nur noch die Kopie der aktuellen DVDs und CDs übergeben. Diese können dann die Prüfung in ihren eigenen Räumlichkeiten erledigen, ohne unseren betrieblichen Ablauf zu stören oder zu behindern.
Wir profitieren auch davon, dass der Zugriff an allen unseren Rechnern, welche mit verschiedenen Betriebssystemen von Windows laufen, gewährleistet ist. Wir finden unsere Dokumente und Daten in der Ordnerstruktur wieder, wie sie mit der file-scan-service abgesprochen worden ist.
So kann ich, wie gewohnt, meinen üblichen Tätigkeiten nachgehen und somit einen reibungslosen und produktiven Arbeitsverlauf sichern, weil sich der Verwaltungsaufwand gewaltig reduziert hat.
Carsten Z.: Leiter Konstruktionsbüro Maschinenbauunternehmen, Neugraben
Es hat eine Weile gedauert unsere Altablage und unsere Archive zu digitalisieren. Aber jetzt sind wir am Ziel.
Es ist unglaublich, was wir an Platz (Herr Schnack von der Firma file-scan-service sprach von etwa sechs Tonnen Papier), Arbeitszeit und Nebenkosten sparen konnten und weiterhin in der Zukunft werden.
Die Dokumente sind jeder Zeit verfügbar und müssen nicht mehr mühselig zusammengesucht werden, weil sie sich in verschiedenen Ordnern befinden. Anhand von Suchworten oder sogar ganzen Suchsätzen können wir unsere Archiv-DVDs problemlos durchsuchen.
Auch können wir unsere weltweit operierenden Monteure in kürzester Zeit mit Unterlagen zur Instandsetzung defekter Maschinen per E-Mail versorgen. Ein teuerer Overnight-Kurier-Service ist nun überflüssig. Ebenso fällt keine zeitraubende Arbeit wie Faxen oder Kopieren mehr an.
Die gespeicherten Daten auf den CDs und DVDs müssen nur noch ausgelesen werden.
Selbst unsere Unterlagen aus den 60er Jahren machen keine Probleme mehr. Aufgrund der Digitalisierung wurde die Lesbarkeit der verblassten Schriften und Zeichnungen deutlich verbessert.
Nachdem erst einmal die große Menge der Altablage archiviert worden war, werden neue Unterlagen nun „nur noch“ in zweimonatigen Abständen digitalisiert, um das Archiv zu aktualisieren.
Diese Dokumenten- und Belegsammlungen haben nur noch eine Anzahl von bis zu 3.500 Seiten.
Holger T.: Prokurist Dispositionsleitung einer internationalen Spedition, Bergedorf
Die Möglichkeit der Digitalisierung birgt so viele Möglichkeiten in sich. Wir nutzten sofort die Gelegenheit und ließen einige unserer Dokumente abholen und nach der Digitalisierung sofort vernichten, um Platz zu sparen.
Das ist jetzt über acht Jahre her. Seit dem ist das Unternehmen "file-scan-service" schon für uns tätig, weil es nämlich auch unser wichtigstes Unternehmensmerkmal widerspiegelt: eine sehr gute Beratung und ausgezeichnete Zuverlässigkeit.
Auch wenn wir nicht alles archivieren lassen, nutzen wir gerne den schnellen Service. Wir lassen nun alle zwei Wochen unsere Dispositionsunterlagen digital archivieren. Denn gerade in den ersten sechs Monaten ist ein häufiger Zugriff auf die Lieferscheine und Rechnungen notwendig.
Um die Kommunikation zwischen uns und unseren Kunden zu vereinfachen, können wir nun angeforderte oder benötigte Seiten aus der Datensammlung extrahieren und diese auch an die E-Mails für unsere Kunden anhängen. Auch wenn einige unserer Kunden bestimmte Unterlagen als Ausdruck wünschen, konnten wir im Bereich des Papier- und Tonerverbrauchs eine erhebliche Kosteneinsparung (ca. 70 Prozent) erzielen.
Insgesamt wurde uns mit diesem Verfahren der Digitalisierung und Archivierung viel Arbeit abgenommen.
Diese Archivierungsmethode hat den Vorteil, dass gerade durch die externe Bearbeitung enorme Zeit- und Kosteneinsparungen erzielt werden. Wir sind jetzt weder auf teure und sperrige Ordner angewiesen, noch müssen diese in unzähligen Überstunden mit den zuvor mühselig sortierten Unterlagen gefüllt werden. Das Scannen in unserem eigenen Hause selber durchzuführen kommt für uns nicht in Frage, da wir unnötige Software- oder Personalkosten vermeiden wollen. Ebenso ist der Datenverlust durch die Sicherheitskopien ausgeschlossen und wir erhalten von file-scan-service eine Garantie für Vollständigkeit.
Wir sammeln die Unterlagen einfach in PVC-Boxen, welche in regelmäßigen Zeiträumen von file-scan-service abgeholt werden. Genau so schnell und einfach werden sie in digitaler Form wieder an uns ausgeliefert.
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