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Für Geschäft und Privat.

Wir beraten Sie gern.

Telefonisch: Mo. bis Fr. von 8 bis 18 Uhr unter 040 - 711 17 89.

Anfragen per e-mail bitte unter: info@file-scan-service.de


Eckpunkte

* Archivierung 1 zu 1; Z. B. ein Ordner/Mappe wird eine Datei.
* Oder: Individuelle Strukturierung der Dokumente nach Kundenvorgaben.
* Einzelverschlagwortung.
* Auch Kleinmengen.
* Lesezeichen. OCR-Texterkennung. Volltextsuche. Erweiterte
  Volltextsuche.
* Problematische Dokumente. Stärkere Dokumente wie z.B. Arbeits- oder
  Werkstattkarten.
* Gebundene Dokumente, die nicht getrennt werden dürfen. Z. B. notariell
   gekordelte, und oder gesiegelte Schriftstücke.
* Durch flexible Arbeitsabläufe können wir auch besondere
   Kundenwünsche der Archivierung realisieren.
* Flexible Zeitintervalle zwischen einzelnen Archivierungsdurchgängen für
   ein möglichst aktuelles Archiv.
* Rückführung der Dokumente in den Ur-Zustand (ohne Heftklammern)
  nach der Archivierung, wenn die Originale noch aufbewahrt werden
  sollen.
* Aktenvernichtung nach BDSG.
* Auf Wunsch tägliche Übermittlung fertiger Dateien an Ihren zentralen
  Speicherort.


Leistungen

Wir arbeiten nach dem Bundes-Daten-Schutz-Gesetz und den gesetzlichen Vorgaben für digitale Archive.

Wir verarbeiten Dokumente in gemischten Größen, Papiersorten und Druckqualitäten aus Ordnern, Heftern, Mappen und losen Sammlungen.

Wir scannen in Schwarz/Weiß, Graustufen und Farbe.

Zu jedem Auftrag wird eine detaillierte Dokumentation geführt und ein Abbild des Archiv-Inhaltes mit zahlreichen Daten gefertigt. So lässt sich, auch nach einer Vernichtung des Papiers, die Echtheit der digitalen Dokumente belegen.

Zur Auswahl stehen mehrere Möglichkeiten der Verarbeitung:

Ein einfaches einscannen und speichern in verschiedenen Formaten.

Ein einfaches einscannen ohne Zusatzfunktionen von Dokumenten, die einer Aufbewahrungsfrist unterliegen, um den Platz zu sparen. Das ist günstiger, als eine Einlagerung, die am Ende der Aufbewahrungsfrist Folgekosten verursacht.

Bei einer Archivierung von PDF-Dateien stehen weitere Optionen zur Verfügung:
Eine Indizierung des Inhaltes durch Lesezeichen / Bookmarks.
Eine Indizierung des Inhaltes durch eine Volltextsuche.
Erzeugen einer erweiterten Volltextsuche.
Die Möglichkeiten der Indizierung stehen einzeln zur Verfügung, können aber auch kombiniert werden.
Die Seitenerfassung mit der OCR-Texterkennung kann Wahlweise >formatiert< (veränderlich) oder >Bild basierend< (unveränderlich) erfolgen.
PDF-Dateien sind bei Einsatz der OCR-Texterkennung im Modus >Bild basierend< unveränderlich, also dokumentenecht. Trotzdem stehen alle Funktionen der Volltextsuche zur Verfügung.

Sie benötigen eine Verarbeitung Ihrer Unterlagen, die hier nicht aufgeführt ist? Sprechen Sie uns bitte an.


PDF-Dateien mit einer erweiterten Volltextsuche

Im Bereich PDF-Dateien erstellen wir auf Wunsch, neben der herkömmlichen Suche in einem geöffneten Dokument, auch eine Datenbank gestützte Volltextsuche.

Hier arbeitet die Suche über den gesamten Datenbestand, ohne das vorher eine Datei geöffnet werden muss. Mit dieser Suchfunktion lässt sich nicht nur die Suche für einzelne Personen (Arbeitsplätze) und Abteilungen steuern.  
Bei einem zentralen Speicherort der digitalen Dokumente, kann über die Datenbank der einzelnen Datensätze die Suche für einzelne Bereiche begrenzt weden. So sucht und findet z. B. die Buchhaltung nur in den hier relevanten Akten. Ebenso wie z. B. die Abteilung für Auftragsbearbeitung. Keine Abteilung wird durch Trefferlisten zu einem Suchbegriff erschlagen, die nicht zum Aufgabengebiet gehören. Ebenso können Datenbänke mit wenigen Klicks abgeschaltet oder reaktiviert werden.


Preis

Für das Scannen einer Seite bis Größe DIN-A-4 berechnen wir 0,025 € (2,5 Cent) Netto (~0,030 € Brutto). Aktenvernichtung inklusive.

Wir beraten Sie gern.

040 - 711 17 89

info@file-scan-service.de 

 


Vorsorge-Service auch im privaten Bereich

Kommen Sie den täglichen Gefahren des Lebens zuvor.
Auch im privaten Bereich mit Kleinmengen.

Zu sagen: 'Passiert mir nicht', kann sich zu einem kapitalen Fehler auswirken. Immer wieder ist in den Medien die Rede von Katastrophen und Schicksalsschlägen. Sturm, Flut, Feuer, Wasserschäden, Einbruch und Vandalismus. Mit geringem Kostenaufwand können Sie sich davor schützen. Wir digitalisieren Ihre Unterlagen. Vom Mietvertrag über Versicherungen bis Rente. Auch z.B. Fotos, die Sie von Ihrer Einrichtung für die Hausratversicherung gemacht haben. In herkömmlicher Form, als auch als Dateien, die wir den gescannten Unterlagen beifügen. Die digitalen, dokumentenechten Unterlagen lassen sich z.B. jährlich, leicht um die neu angefallenen Papiere ergänzen. So haben Sie die Möglichkeit Kopien der Daten an sicheren Orten (z.B. Bank) zu deponieren oder tragen sie auf USB-Stick oder SD-Card ständig bei sich.

Für kleines Geld bieten wir große Sicherheit. Akten zu digitalisieren ist mehr, als einfach nur Platz in Regalen zu schaffen.